Os projetos representam uma importante ferramenta para implementação de melhorias na rotina de qualquer empresa. Afinal, seja na hora de adotar novos procedimentos, de expandir a sua área de atuação, de explorar novos mercados ou ainda de buscar uma redução dos custos operacionais, o fato é um só – os projetos têm um impacto decisivo no sucesso da sua empresa!

Para um projeto bem sucedido, planejamento de qualidade é essencial.  E isso porque, para garantir que o projeto trará real benefício para sua empresa, será necessário elaborar uma equipe técnica adequada ao seu projeto, definir e coordenar atividades, objetivos e prazos, além de avaliar e controlar os custos totais.

Como você certamente já está percebendo, são muitos os desafios que o empreendedor vai precisar superar para tirar do papel seu projeto e conseguir dar aquela guinada real no negócios. E foi pensando nisso que preparamos algumas dicas que vão te ajudar a melhorar o gerenciamento de projetos da sua empresa. A relação delas você confere a seguir:

#1. Dedique-se a uma boa análise inicial

Qual a situação real da sua empresa? Como estão as finanças, o controle de estoques, a comunicação interna? Qual a área que mais precisa e que mais vai se beneficiar de uma intervenção ou adequação?

De nada adianta ter planos grandiosos de crescimento para a sua empresa se você não tiver os pés firmes no chão. Boas ferramentas de gestão integrada, como um software ERP online, podem ser de grande ajuda na hora de decidir o que e como implementar.

E isso porque um ERP não só vai permitir que a sua gestão tenha um controle mais efetivo de todos os aspectos da sua empresa – vendas, contas, conciliação bancária, estoques e assim por diante – mas ainda vai lhe fornecer relatórios gerenciais que permitirão que o seu processo de tomada de decisões seja muito melhor embasado, mais assertivo e eficiente. E eficiência em gestão se traduz em maior lucratividade para a sua empresa, é claro.

#2. Elabore um planejamento estratégico

A análise inicial da situação da sua empresa vai permitir que você identifique os pontos que podem ser melhorados. A partir daí, é hora de elaborar o planejamento estratégico ou, em outra palavras, o que, como e quando será feito para alcançar esse objetivo.

Nossa dica é: elabore o seu projeto por etapas, estabelecendo um cronograma de atividades. Lembre-se de definir com clareza a meta que deverá ser atingida em cada etapa e de estabelecer quais as formas de avaliação do andamento real do projeto que serão empregadas.

#3. Defina um orçamento para o seu projeto

Defina um orçamento para cada etapa do projeto, compatível com a meta e o cronograma de atividades estabelecidos. Da mesma forma, estabeleça uma previsão inicial para o custo total de implementação do projeto.

Por fim, para que o seu projeto seja um sucesso, certifique-se com antecedência de que o ganho propiciado por essa ação para a empresa justificará o valor do investimento inicial necessário. Entenda o ganho no sentido amplo da palavra: o projeto vai trazer maior agilidade no atendimento ao cliente ou na produção? O projeto terá impacto na captação de leads? O projeto reduzirá perdas por falha de comunicação interna?

#4. Estabeleça prazos claros e compatíveis

No papel, todo projeto é lindo – até porque o papel aceita qualquer coisa, convenhamos. Na prática, será necessário muito esforço e dedicação tanto da equipe, quanto da gestão, para realizar o projeto idealizado.

Ao trabalhar com um cronograma de atividades, estabeleça prazos claros (e realistas) para a finalização de cada etapa. Esses prazos servirão para que a sua gestão acompanhe na minúcia o desenrolar do projeto, cobrando cada departamento envolvido pelo cumprimento das atividades implicadas naquela etapa.

Além disso, o prazo é um compromisso firmado entre gestão e equipe, garantindo que o projeto não se estenda além do necessário, o que normalmente geraria custos adicionais à empresa.

#5. Atenção aos detalhes: gestão de estoques e fornecedores

Nada compromete mais a execução de um projeto do que a falta de itens e equipamentos necessários. Esse tipo de falha pode ser prevenido através de um planejamento bem feito, que contemple atividades de acompanhamento e reposição de estoques.

Para agilizar o contato com fornecedores e acompanhar em tempo real as oscilações de volume de seus estoques, opte por uma solução ERP online. Além da mobilidade que uma solução ERP na nuvem vai trazer para sua equipe de projetos, o sistema permitirá que todo o contato com fornecedores seja realizado através do próprio ERP online – agilizando o processo e otimizando o tempo da sua equipe.

#6. Mantenha a equipe engajada!

Por fim, mas não menos importante: garanta que sua equipe vista a camisa da empresa também na hora de tirar os projetos do papel. Uma boa forma de garantir uma comunicação interna eficiente e um bom cumprimento de prazos é a definição a priori de responsáveis por cada etapa ou atividade.

Atribua as tarefas de acordo com a experiência e formação técnica de cada membro, e deixe claro os critérios utilizados para a atribuição das funções de liderança e coordenação. Estabeleça ainda reuniões periódicas, acompanhando seu calendário de atividades. Essa é a melhor forma de acompanhar de perto o desenrolar do seu projetos, realizar os ajustes necessários e garantir que o seu empreendimento será um sucesso!

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Ei, psiu! Não vai embora ainda não! Conta para a gente aqui nos comentários: quais os principais desafios enfrentados pela sua empresa na gestão de projetos?