A Veritas Technologies anunciou uma nova pesquisa que destaca os perigos do mau uso das mensagens instantâneas e das ferramentas de colaboração profissional. No mundo todo, 71% dos funcionários – incluindo 84% no Brasil – admitem compartilhar dados corporativos confidenciais e de uso restrito através do uso dessas plataformas.

A mudança para o trabalho remoto significa que as organizações dependem mais do que nunca de aplicativos de mensagens e ferramentas de colaboração. Mas essa confiança também acarreta certos riscos, especialmente quando se trata de lidar com dados de negócios. Um relatório divulgado no mês de março pela empresa de gerenciamento de dados Veritas revelou como os funcionários estão compartilhando dados da empresa enquanto trabalham remotamente e oferece conselhos sobre como as empresas podem recuperar o controle desses dados.

Para o relatório Ameaça Oculta de Colaboração nos Negócios, a Veritas entrevistou 12.500 funcionários de escritório em 10 países. Entre os entrevistados, 71% admitiram compartilhar dados confidenciais e críticos para os negócios usando ferramentas de mensagens e colaboração.

Nos Estados Unidos, por exemplo, 58% disseram que salvam suas próprias cópias de dados corporativos compartilhados por meio de mensagens, enquanto 51% excluem essas informações por completo. Qualquer uma das ações pode expor as organizações a multas se os reguladores quiserem ver um registro, disse a Veritas.

Os dados confidenciais compartilhados por funcionários trabalhando remotamente nos EUA incluem informações de clientes, detalhes sobre questões de RH, contratos, planos de negócios e até resultados de testes COVID-19. Negócios regulares também estão sendo conduzidos usando ferramentas de mensagens e colaboração, com os acordos sendo considerados vinculativos. Nos Estados Unidos, 24% dos funcionários usaram essas ferramentas de mensagem e colaboração para aceitar e processar um pedido, 25% aceitaram uma referência para um candidato a emprego e 20% aceitaram uma versão assinada de um contrato.

À medida que os funcionários usam cada vez mais ferramentas de colaboração para executar negócios, processar pedidos e concordar em aumentos de pagamento, o problema é que não há registro formal dessas discussões ou acordos. Apenas 56% dos entrevistados nos EUA disseram acreditar que os empregadores estão guardando esse tipo de informação.

As organizações certamente estão cientes de que dados confidenciais estão sendo compartilhados dessa forma. Nos EUA, 39% dos funcionários disseram que foram repreendidos pelos chefes por essas ações. No entanto, 75% disseram que continuariam compartilhando informações dessa forma no futuro. Solicitados a citar quais métodos consideram uma confirmação confiável de um acordo, 93% dos entrevistados confiariam em mensagens instantâneas, 89% confiariam em um texto e 68% confiariam nas mídias sociais.

“Os dados de negócios agora estão em todos os lugares”, disse Ajay Bhatia, gerente geral de conformidade digital da Veritas, em um comunicado à imprensa. “Negócios estão sendo feitos, pedidos estão sendo processados ​​e informações confidenciais de pessoal estão sendo compartilhadas, tudo por meio de plataformas de videoconferência e mensagens. Agora é fundamental para as empresas incluir esse volume crescente de dados em seu envelope de proteção e conformidade. se não o fizerem, as implicações podem ser enormes.”

Para ajudar as organizações a recuperar um controle melhor dos dados confidenciais, oferecemos as quatro dicas a seguir:

• Padronize um conjunto de ferramentas de colaboração e mensagens que atendam às necessidades dos negócios para limitar a expansão.
• Crie uma política de compartilhamento de informações para ajudar a controlar o compartilhamento de informações confidenciais.
• Treine todos os funcionários sobre as políticas e ferramentas que estão sendo implantadas para ajudar a reduzir as violações acidentais das políticas.
• Incorpore conjuntos de dados de ferramentas de colaboração e mensagens em sua estratégia de gerenciamento de dados usando soluções de backup de dados SaaS e eDiscovery. Isso ajudará os usuários a maximizar as ferramentas sem colocar sua organização em risco.